Personuppgifter i system för Fortifikationsverkets projektytor

För att kunna hantera ditt deltagande i Fortifikationsverkets projekt behöver vi behandla vissa personuppgifter om dig. Detta för att möjliggöra kommunikation och samarbete mellan projektets deltagare samt säkerställa spårbarhet inom projektens digitala samarbetsytor.

När du registrerar dig i Fortifikationsverkets system för projekthantering behandlar vi följande personuppgifter om dig:

• Namn
• Personnummer
• E-postadress
• Organisationstillhörighet
• Mobiltelefonnummer (frivilligt)
  

Vi samlar inte in eller behandlar känsliga personuppgifter (enligt artikel 9 GDPR, till exempel hälsouppgifter, facklig tillhörighet eller politiska åsikter) inom ramen för detta system. Om sådana uppgifter ändå skulle förekomma – exempelvis om du själv lämnar dem – kan de komma att raderas utan föregående notifiering. För att underlätta kommunikationen och samarbetet inom projekt kan vissa uppgifter, såsom namn och kontaktuppgifter, göras synliga för andra deltagare i samma projekt. Detta möjliggör att du kan se vilka andra som deltar och kontakta dem vid behov.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge projektet pågår. Efter att projektet avslutas bevaras uppgifterna i upp till två (2) år, för att säkerställa spårbarhet och dokumentation enligt gällande regelverk. Om dina personuppgifter förekommer i handlingar som enligt arkivlagen eller annan relevant lagstiftning ska bevaras, sparas dessa i enlighet med Fortifikationsverkets informationshanteringsplan.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Personuppgifterna behandlas för att hantera din registrering i systemet, ge åtkomst till projektets samarbetsytor, möjliggöra säker kommunikation mellan deltagare samt säkerställa spårbarhet i IT-systemet. Behandlingen sker med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen – uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning.

Var samlar vi in personuppgifter?

Fortifikationsverket samlar in uppgifterna direkt från dig i samband med registrering i Fortifikationsverkets projektytor. Ytterligare uppgifter kan tillkomma under projektets gång, exempelvis som ett resultat av samverkan i systemet eller aktiva val i systemet vid användningen.

Personuppgiftsansvarig

Fortifikationsverket är personuppgiftsansvarig för personuppgiftsbehandlingarna som sker inom ramen för Fortifikationsverkets projektytor.

Personuppgiftsbiträden

Fortifikationsverket använder leverantörer som i vissa fall hanterar personuppgifter på vårt uppdrag. Dessa leverantörer fungerar som personuppgiftsbiträden. För att skydda personuppgifter tecknas särskilda personuppgiftsbiträdesavtal.
När behandlingen omfattar säkerhetskänslig information omfattas leverantörerna även av säkerhetsskyddsavtal.

Mottagare och Tredje part som vi delar information med

De som kan ta del av personuppgifterna är behöriga medarbetare inom Fortifikationsverket samt andra projektdeltagare med åtkomst till aktuellt projekt.
Anlitade personuppgiftsbiträden är mottagare av personuppgifterna och behandlar dessa på uppdrag av Fortifikationsverket. Personuppgifterna kan även delas med Tredje part dvs andra myndigheter och aktörer när det är nödvändigt och tillåtet enligt tillämplig lag, såsom offentlighetsprincipen och offentlighets- och sekretesslagen. Dessa blir då självständiga personuppgiftsansvariga för den behandling de utför.

Vilket system används?

Systemet som används för projekthantering är Fortifikationsverkets projektytor, som är baserat på Microsoft SharePoint samt MS Office, dock ej som molntjänst. Här hanteras dokumentation, deltagarlistor och annan kommunikation kopplad till projekt. Dina uppgifter lagras och behandlas i detta system för att möjliggöra samarbete och spårbarhet inom ramen för byggprojekt. Endast behöriga användare inom aktuellt projekt har åtkomst till informationen. Uppgifterna hanteras inom Fortifikationsverkets IT-miljö och överförs inte till tredje land.

Dina rättigheter

När Fortifikationsverket behandlar dina personuppgifter har du enligt dataskyddsförordningen (GDPR) ett antal rättigheter som kan åberopas. Dessa beskrivs på Fortifikationsverkets externa webbplats.

Kontaktuppgifter och klagomål

Frågor ska i första hand ställas till projektledaren och i andra hand via registraturens mejladress: fortv@fortifikationsverket.se.

Frågor om dataskyddsarbetet eller personuppgiftsbehandlingar på Fortifikationsverket kan ställas till dataskyddsombudet via mejladressen:
dataskyddsombud@fortifikationsverket.se.

Eventuella klagomål på vår behandling av personuppgifter lämnas till den svenska
tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten:
imy@imy.se eller 08-657 61 00.